Loading...La crise du COVID-19 a fortement remis en question les anciennes méthodes de travail, forçant les entreprises, les administrations et les écoles à s’adapter très rapidement.
Différents gouvernements ont mis en place des pratiques de distanciation sociale pour endiguer la propagation, ce qui se traduit dans la pratique par l’obligation pour tous les employés de travailler à distance. Les employeurs veulent protéger la santé de leurs employés, mais comment garantir leur productivité en télétravail pendant cette période difficile ?
À mesure que le COVID-19 se propage dans le monde, nous devons évoluer pour survivre, mais aussi pour prospérer.
En réalité, la crise intervient alors que de nombreuses entreprises ont déjà abandonné les modèles obsolètes de type « usine » des lieux de travail centralisés. Le monde est désormais une immense toile numérique, et la connectivité omniprésente confère un caractère unique à cette pandémie au regard de l’histoire humaine : jamais autant de personnes isolées chez elles n’ont été autant en contact.
Adopter un mode de travail à distance
De nombreuses entreprises n’ont pas attendu le COVID-19 pour adopter de nouvelles manières de travailler, encourageant leurs salariés à travailler de temps à autre chez eux, embauchant des membres d’équipe offsite et collaborant avec des équipes à distance (à l’instar de celles de Pentalog). À noter cependant que le passage au télétravail universel occasionne des perturbations inédites en termes de productivité, et s’accompagne d’une certaine anxiété au sein de la population.
Pour réussir, nous devons planifier la réussite de l’entreprise sur une période de confinement indéterminée.
Chez Pentalog, nous avons une longueur d’avance sur la transition vers le télétravail grâce à notre vaste expérience de collaboration virtuelle et à distance avec de nombreuses entreprises leaders de leur secteur. En quelques jours seulement, nous avons fait passer plus de 1 100 membres d’équipes au télétravail, tout en maintenant nos engagements en termes d’équipes et de productivité pour nos clients.
Au bout de deux semaines de télétravail, nous sommes fiers de constater que nos indicateurs de productivité restent stables, voire plus élevés dans certains cas. C’est la raison pour laquelle nous avons le plaisir de partager ce que nous avons appris ainsi que quelques conseils pour maintenir la productivité en télétravail afin que les employés, équipes et managers puissent se concentrer pour travailler mieux que jamais.
Télétravail et productivité ne sont pas incompatibles
Nous nous reposons sur la solide culture Agile de Pentalog, un framework de collaboration éprouvé et des outils de gestions du workflow robustes pour maintenir la continuité des opérations pour nos clients et fournir les capacités supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin dans le contexte actuel.
Les managers ont testé la collaboration à distance avant que le télétravail ne devienne obligatoire : notre équipe d’infrastructure s’est chargée des préparations, les équipes de développement se sont entraînées à un tel scénario, et tous les employés ont été formés aux pratiques de sécurité digitale.
Les conseils de Pentalog pour être productif en télétravail
#Commençons par le commencement : préparez votre infrastructure
- Pour garantir la productivité en télétravail, vous devez d’abord travailler sur le matériel, les logiciels et l’infrastructure réseau à distance : liens, passerelles VPN, autres dispositifs de sécurité – identifiez et résolvez rapidement les éventuels problèmes de performance et potentiels points problématiques.
- Configurez les outils nécessaires, tels que la communication, le partage de fichiers, les outils de collaboration et les applis de gestion de projets.
- Vérifiez que chaque membre de l’équipe est capable de se créer de bonnes conditions de travail à distance (p. ex. Internet, bureau, espace).
- Informez vos clients et partenaires de la transition, et résolvez les éventuels problèmes ou préoccupations spécifiques au projet.
#Mettez-vous à l’aise, et planifiez votre travail
Lorsque l’on travaille chez soi, la constance est la clé. Installer une zone de travail dédiée vous aidera non seulement à mieux vous concentrer sur votre travail, mais vous permettra également de disposer d’un espace personnel, dépourvu de distractions.
Restez concentré
- Essayez de maintenir un emploi du temps régulier, et annoncez les changements dans votre programme.
- Préparez-vous comme d’habitude pour une journée de travail : réveillez-vous à la même heure, mangez correctement, planifiez des pauses pendant la journée pour déjeuner ou faire de l’exercice, rédigez une « to-do list » et respectez-la – comme si vous étiez au bureau.
- Si vous le pouvez, créez un espace de travail dédié avec différents aménagements, comme une chaise confortable, une table, un ordinateur, etc.
- Organisez des réunions en vidéo avec des collègues et des clients, et préparez-les à l’avance (invitation, session de connexion, agenda, etc.).
- Dans la mesure du possible, faites comprendre à votre famille et vos amis que vous n’êtes pas disponible pendant vos horaires de travail, en particulier aux moments où vous êtes le plus productif ou lorsque vous avez des réunions.
Soignez votre attitude
- Communiquez de manière claire et efficace sur les canaux disponibles.
- Restez connecté, et veillez à ce que votre (vos) équipe(s) et votre (vos) client(s) connaissent votre emploi du temps.
- Soyez proactif et autonome – ce point est plus important que jamais.
- Soutenez votre (vos) équipe(s) – sur le plan professionnel, mais aussi personnel.
- Soyez positif, relevez les défis un par un, ne tentez pas de tout faire en même temps.
#Renforcez la communication
Internet nous permet d’affronter cette crise séparément, mais ensemble. Utilisez vos appareils, applis et plateformes pour garder le contact. Aujourd’hui plus que jamais, c’est le moment d’exploiter pleinement le potentiel des outils de collaboration avancés dont vous disposez pour garantir la productivité.
Avec les équipes :
- Encouragez le partage d’écran, la communication par voix et caméra.
- Gardez votre (vos) équipe(s) informée(s) du statut de vos tâches et des étapes suivantes.
- Demandez des conseils ou des clarifications en cas de doute – soyez proactif.
- Montrez les progrès effectués plus souvent, de manière plus visible et délibérée.
- Veillez à ce que les outils de management soient mis à jour avec votre progression.
- Assumez l’entière responsabilité de la qualité que vous fournissez.
- Gardez aussi le contact avec vos collègues pour les activités sympa !
Chez Pentalog, nous passons du temps ensemble pour mieux nous connaître virtuellement en tant que personnes. Compassion et connectivité sont essentielles pour réduire l’impact psychologique normal du confinement.
Avec les clients :
- Montrez vos progrès avant qu’ils ne le demandent. Cela permettra de les rassurer.
- Montrez vos résultats plus souvent que d’habitude, rendez visible la constance de vos progrès.
- Conservez un contact régulier, voire accru.
- Soyez disponible pour répondre à toutes les questions à mesure qu’elles sont posées.
#Ne jamais cesser d’apprendre
Une excellente manière de garder l’esprit alerte pendant le confinement est d’apprendre de nouvelles choses. Par exemple, chez Pentalog, nous avons lancé différentes activités et élaboré un guide complet comportant de nombreuses recommandations :
- Sessions Lunch & Learn
- Ateliers à distance sur différents sujets
- Sessions internes de partage des connaissances
Découvrez de nouvelles passions et rompez la routine quotidienne. Prenez soin de vous : relaxez-vous ! Prenez le temps de prendre des cafés, des déjeuners ou des apéros vidéo. Essayez un événement de gaming en ligne, ou sortez les jeux de société à la maison.
Nos Pentaguys et Pentagirls vous donnent leurs conseils pour maintenir votre productivité en télétravail
« Nous nous sommes adaptés aux changements, avons créé des bureaux à la maison et maintenu les canaux de communication. Nous travaillons de la même manière, et certains d’entre nous sont même plus productifs ! Nous entretenons une atmosphère détendue compte tenu de la situation actuelle. Nous sommes là les uns pour les autres. » Andreea, Project Director & Practices Manager
«Mon travail exige d’avoir un aperçu de tous les projets de l’agence, je reste donc en contact avec mes collègues avec des sessions vidéo en ligne. À la fin de la journée, il faut réussir à se déconnecter du travail grâce à des discussions en ligne avec les collègues et les amis. Les jeux et l’exercice physique peuvent aussi aider.» Cosmin, Practices Manager
«Pendant cette période, la visibilité et la transparence sont essentielles sur tout ce que nous faisons, et pas uniquement les problèmes. Montrer que les choses évoluent dans la bonne direction permet de tenir tout le monde au courant, et d’insuffler un esprit positif et optimiste. Confiance, transparence, visibilité, équilibre et espoir sont les ingrédients de l’excellence ! » Vlad, Practices Manager
«J’ai conservé exactement les mêmes habitudes le matin, je travaille dans une pièce isolée, je porte un casque confortable, je passe directement des appels vidéo même s’ils ne sont pas prévus, et j’organise quotidiennement une réunion avec mon équipe pour maintenir les interactions humaines.» Jean Paul, Customer Success Manager
«Il faut connaître ses limites ! Être disponible 100 % du temps a un prix. Il faut aussi conserver ses heures productives, sans réunion. Je pense donc qu’il faut bien entendu avoir des interactions quotidiennes, mais également respecter les périodes de travail et de concentration intenses.» Dan, Account Manager
Ces conseils pour être productif en télétravail vous sont-ils utiles ? N’hésitez pas à nous dire ce que vous en pensez dans les commentaires.
