DAF : Votre application de gestion des notes de frais à l’heure du mobile !

Pierre Peutin

Le remboursement des frais engagés par les salariés reste souvent un vrai casse-tête pour les directions financières, en particulier les comptables qui n’ont pas toujours toutes les informations à leur disposition pour rendre un service irréprochable. Un service irréprochable sous-entend un remboursement dans un délais raisonnable, fixé en général par l’entreprise (le x du mois suivant, au fil de l’eau, etc.), et pour lequel toutes les pièces justificatives (lorsqu’elles sont nécessaires) sont adossées à la demande de remboursement.

Avec la digitalisation, de nombreuses applications ont vue le jour, que ce soit des applications développées en interne par l’entreprise (souvent de simple fichiers Excel par ailleurs) ou des applications d’éditeurs, en particulier les éditeurs de solutions comptables. Ces applications sont souvent très malléables et peuvent donc être paramétrées selon les désidératas de l’entreprise. Elles collectent les informations, les validations notamment quand un supérieur hiérarchique doit approuvé une dépense, et permettent de déverser les écritures directement ou via une interface dans le logiciel comptable.

J’ai récemment assisté à un webinaire proposé par l’éditeur d’un progiciel comptable anglais qui a mis au point l’extension mobile de son outil de gestion des notes de frais. J’ai trouvé l’idée particulièrement intéressante car, au delà de l’aspect “moderne”, cela correspond au final à un réel besoin. L’idée est simple : il s’agit d’adapter le processus au fonctionnement de l’utilisateur. En d’autres termes, il faut que l’application de saisie soit présente partout et tout le temps pour que l’utilisateur puisse saisir les dépenses professionnelles qu’il a engagé immédiatement et très facilement. Et je vous le donne en mille, l’appareil que nous avons tout le temps et partout, eh bien c’est tout simplement notre smartphone. Je ne vais pas faire ici l’apologie de cette application en particulier mais plutôt partager quelques idées sur ce que pourrait être l’application idéale, étant entendu que l’idéal serait de n’avoir qu’à penser à saisir ses frais pour qu’ils soient directement saisis.

Avant d’en arriver là, le smartphone me semble un outil particulièrement bien adapté car il répond positivement à la majorité des cas d’utilisation pour la saisie d’une note de frais :

  • il permet une saisie immédiate et rapide : l’application mobile doit être intuitive, fluide et adapté au cas d’utilisation. Par exemple lorsque l’on déjeune au restaurant, la saisie du montant doit être très rapide : j’ouvre l’application, la date est pré-renseignée, le restaurant est proposé (avec la géolocalisation et des API cela reste très simple) et l’utilisateur n’a plus qu’à saisir le montant, les éventuels participants et la section analytique (qui peut également être pré-renseignée).
  • L’appareil photo pour dématérialiser les justificatifs : la digitalisation rime forcément avec la dématérialisation et dans ce contexte, cela prend un sens intéressant. L’utilisateur photographie son justificatifs et la photo est directement attachée à la note de frais. Le comptable n’a donc plus à attendre les justificatifs pour valider le paiement. Coté utilisateur, il n’a plus à se soucier de la perte d’une facturette, elle est déjà transmise !
  • Le GPS pour ne plus se soucier des distances parcourues : lorsque l’on débute ou que l’on termine un trajet, il suffit de l’indiquer à l’application qui peut ainsi calculer le nombre exact de kilomètres parcours, indiquer le lieux de départ et d’arriver automatiquement et convertir cette distance en argent en fonction du barème de l’entreprise. Le type de véhicule peut être défini dans le profil de l’utilisateur afin que le barème adapté à la puissance du véhicule soit automatiquement utilisé.
  • Les webservices de mes “fournisseurs” pour obtenir automatiquement un défraiement : e-billets, cartes bleues d’entreprises, etc.
  • Les réseaux sociaux pour récupérer les invités : il s’agit pour l’heure d’une promesse encore difficile à tenir sachant que tout le monde n’est pas encore présent les réseaux sociaux, par idéologie ou par ignorance. Mais pour le reste, il est tellement facile et courant de taguer quelqu’un lors d’un déjeuner qu’il serait aussi facile de récupérer cette information pour compléter sa note de frais.
  • Le NFC (voir l’article de Jean Paul Lacombe sur le sujet) pour aller encore plus loin : je pense ici au paiement sans contact qui permet de récupérer immédiatement le montant d’une transaction mais il y a tellement d’autres opportunités offertes par ces technos qu’il est désormais possible de répondre à pratiquement tous les cas d’utilisation.

Les avantages de ces innovations ne sont réellement pas négligeables et toute l’entreprise est gagnante : la DAF redore son image et sa notoriété en offrant un service efficace qui correspond aux besoins de ses utilisateurs, le salarié dans un esprit ludique y voit un gain de temps tant sur la saisie que sur le remboursement et au final c’est tout un process qui se voit transformer par la digitalisation.

Vous l’aurez compris, cette réflexion sur cette thématique précise s’inscrit dans une démarche naturelle des consultants et chef de projets de Pentalog Institute qui plutôt que coder ce que demande le client, préfèrent prendre un peu de recul et d’information complémentaire pour proposer un service à plus forte valeur ajoutée. Si vous aussi vous souhaitez implémenter une solution identique dans votre entreprise, contactez-nous !