Atelier Guépard : rétrospective 2014, alignement 2015

Contexte

Pour Pentalog, 2014 a été une année très fructueuse, pleine de dynamisme et de challenges. À mon avis, le lancement du Guépard, le programme de transition agile du groupe, a représenté l’une des meilleures décisions de l’année passée. Les processus entraînés par ce programme ont un impact positif complexe grâce :

• aux cours Agiles,
• au coaching  individuel,
• au coaching d’équipe aux diverses étapes des projets,
• à d’autres activités déroulées par nos collègues.

En janvier 2015, nous avons animé un atelier dédié au programme d’agilité. Son but a été de réviser les actions de l’année passée, raffiner le plan prévu pour cette année, ainsi que de créer, avec les participants à l’atelier, une équipe agile puissante qui va donner de l’énergie et qui va soutenir la transition vers l’agilité.

Les participants

Pour avoir une vision plus complète sur la situation dans un moment si important pour ce programme, Aleth (Directrice Qualité) et Manuel (COO) ont décidé de rejoindre l’équipe initiale (Vasile, Monica, Cornel). Il va sans dire qu’avec une telle équipe, rien n’est impossible ! Et si je devais utiliser un seul mot pour caractériser ces deux jours de travail ensemble, ce serait ENGAGEMENT.

Dans la suite je vais vous présenter les aspects les plus importants qu’on a analysés.

Alignement sur les concepts agiles

Assurer le consensus au niveau conceptuel a créé les prérequis pour les discussions sur le partage des responsabilités entre un leader et son équipe dans un contexte agile. On a analysé plusieurs sujets et c’est assez difficile de tout rendre ici. Ce que je trouve extrêmement important quand même c’est la discussion sur les ajustements nécessaires dans le partage des responsabilités entre un leader et son équipe au sein d’une entreprise agile. Nous avons surtout abordé le fait que dans l’agilité, l’équipe est autorisée à redéfinir et à améliorer ses processus de travail, à prendre des décisions en ce qui concerne les modalités, les technologies et les instruments nécessaires de façon à atteindre les objectifs du projet et de l’entreprise.

Dans une entreprise agile, tel que dans la philosophie Lean, la mission du leader est a priori de former les personnes et l’équipe pour qu’elle devienne autonome et capable à fournir des produits/services à valeur ajoutée le plus tôt possible. En conséquence, le leader doit d’abord être un très bon agile coach. Et que doit faire ce coach ? C’est simple : instruire l’équipe, offrir du support actif dans la définition des processus, consolider et animer l’équipe, éliminer les obstacles, aider l’équipe à communiquer de façon constructive, s’assurer qu’il y a une vision partagée etc. Et tout cela au cours des étapes essentielles de formation de l’équipe ! Mais son rôle principal est de former l’équipe à ce qu’elle s’auto-organise et adopte une culture Kaizen (amélioration continue).

Retour sur 2014

La discussion sur la mission des leaders dans l’agilité s’est poursuivie par une analyse des actions mises en œuvre en 2014. Ce qu’on a constaté, c’est que les 575 jours-homme de formation Agile, à côté du coaching et de l’accompagnement des projets, commencent à porter leurs fruits. Tout d’abord, on peut observer des changements dans notre manière de penser : plus d’ouverture, de la flexibilité, d’envie d’apprendre et d’implémenter de nouvelles choses etc. Il faut surtout apprécier le fait que plusieurs équipes ont profité de l’enthousiasme et des connaissances acquises pendant les cours pour améliorer les processus et adopter les pratiques agiles. Un autre résultat est l’amélioration de la visibilité sur certains projets, ce qui nous a permis de prendre des décisions adaptées à la situation en temps utile. C’est vrai qu’il faut poursuivre ce processus jusqu’à ce qu’il devienne une habitude. Il en va de même pour la transparence accrue qui devrait permettre aux équipes d’adopter des mesures préventives plutôt que correctives.

Agile League

Cette année on va investir plus de temps et d’énergie dans l’accompagnement des projets pour :

• accroître le niveau de transparence,
• assurer un meilleur lancement des projets dans des conditions les plus favorables possibles,
• assurer une éducation continue des hommes et des équipes dans la direction de l’agilité.

Un plus de visibilité nous aidera à sécuriser les projets, augmenter la qualité des services prestées, rendre le processus de prise de décision plus transparent et pragmatique et à avoir des équipes confiantes dans leurs capacités. De la même manière, cela nous permettra de suivre plus facilement l’impact du programme Guépard sur les projets et d’ajuster le plan en fonction des besoins. Agile League apportera également une contribution importante grâce aux Pentaloguiens expérimentés qui vont bénéficier, à leur tour, des formations spécialisées (coaching, leadership etc.) et du mentoring pour une certaine période. À cette étape, Agile League travaille déjà étroitement avec les équipes de production pour augmenter la visibilité et stimuler leur amélioration continue.

Formation

Cette année aussi nous allons payer une grande attention aux formations. Nous avons donc planifié à animer les cours suivantes : Agile, Scrum, Kanban, Product Owner, Leadership, Scrum Master, Coaching, Extreme Programming. Le programme Guépard va dispenser à lui seul environ 800 jours/homme des cours qui, avec les autres activités, vont assurer un fort impulse vers l’agilité.

Harmoniser les processus internes

Il faut rappeler qu’un des objectifs du programme est de combiner la vision Guépard avec les normes ISO 9001 que Pentalog s’est déjà engagé à respecter. On a déjà démarré certaines actions en 2014 à poursuivre cette année aussi. Il s’agit premièrement de la révision des processus opérationnels qui reflètent les exigences ISO afin de les aligner avec la transformation agile. La participation de la Directrice Qualité aux ateliers et aux autres activités Guépard contribuera au partage d’une vision commune et à la réussite de l’alignement de la vision Guépard avec les normes ISO.

Et plus de visibilité

La visibilité est la clé d’un processus empirique. On sait bien que toutes nos mesures et rapports représentent seulement une abstraction de la réalité là où est créée la valeur (gemba). C’est pourquoi on a décidé de faire des progrès dans cette direction et de nous assurer que nous avons une connexion plus étroite avec le lieu réel où se passent les choses. Pour y arriver, on va appliquer le concept « Genchi Genbutsu » (Go and See), bien connu par le Système de Production Toyota. Selon ce concept, pour pouvoir prendre les décisions correctes, parvenir à un consensus et atteindre les objectifs, il faut aller à la source et constater les données réelles. Les participants à cet atelier appliqueront ce principe avec plusieurs équipes de production pour pouvoir inspecter plus tard les résultats et faire des ajustements. On va surtout analyser la possibilité d’étendre le périmètre de son application.

Normalement, l’ordre du jour comprenait aussi d’autres actions ayant des effets à court ou moyen terme. Une partie de ces actions sont déjà en cours. Néanmoins, je crois fortement que les éléments mentionnés ci-dessus feront la différence fondamentale entre le Pentalog d’aujourd’hui et le Pentalog de demain. Je vais revenir vers vous avec des informations sur ce sujet.

Mots clés : collaboration, atelier Guépard, Agile League, visibilité, coaching, Lean, Genchi Genbutsu, Go and See, Gemba.