À propos du client
Notaire associé, doté de 20 ans d’expérience dans le Droit et l’Immobilier, Patrick Mc Namara assiste à la digitalisation de son environnement, excepté celui de sa profession où secrétaires et clercs passent encore beaucoup de temps à constituer des dossiers, interroger les bases de données ou encore remplir des formalités administratives.
La loi Macron de 2016 qui ouvre la profession de notaire à la concurrence, l’opacité reprochée à ce corps de métier et la longueur des délais de traitement ont poussé le client à imaginer un service digital où notaires et particuliers peuvent communiquer facilement et rapidement où qu’ils soient, procéder à des actes de vente ou de succession bien plus rapidement qu’à l’étude et ce, sans remplacer le travail des notaires mais en faisant à leur place les tâches annexes sans valeur ajoutée.
Six mois après sa présentation au public, Quai des Notaires a levé 655 200 euros, preuve s’il fallait du besoin de mutation dans le milieu notarial.
Le challenge
Le client a choisi de collaborer avec Pentalog pour créer de A à Z une plateforme qui facilite les échanges et réponde aux besoins de 3 profils d’utilisateurs : les notaires, les particuliers et les professionnels.
Pour l’accompagner dans la réalisation de son projet digital, Patrick Mc Namara a choisi de faire appel à Pentalog en raison de ses compétences technologiques, son expérience et son expertise dans le montage d’un projet digital en mode Agile.
Les développements-clés menés par les ingénieurs Pentalog ont porté sur l’automatisation, la sécurité et les exigences de l’authenticité des actes, ainsi que la simplicité d’utilisation de l’interface pour tous les acteurs, sans jamais oublier la philosophie Agile.
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La solution
Pour la réalisation de son projet digital, le client a choisi un une équipe dédiée Pentalog constituée de 6 développeurs, 1 Scrum Master et 1 Directeur de Projet travaillant depuis Iasi (Roumanie).
La collaboration a débuté par une phase de Product Discovery où le Product Owner a passé quelques semaines à l’étude du client afin de mieux comprendre ses besoins et la façon dont il opère au quotidien. À la suite de ces premiers échanges, les développeurs Pentalog ont livré au client un POC (Proof Of Concept), ce qui a permis au client d’avoir un aperçu concret de son projet tout en économisant sur les coûts, les ressources et le temps dédié au process.
La validation du POC a été suivie du développement de la plateforme d’après la dernière version des meilleures technologies, conformément au souhait du client qui souhaitait ainsi faciliter la maintenance et l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Si ce dernier n’avait pas de connaissances techniques poussées, elles ont été compensées par celles des spécialistes Pentalog, qui ont fait preuve d’écoute et de communication pour traduire au mieux les besoins du client. En échange, ils ont pu concevoir un site user-friendly et pensé pour répondre aux besoins de 3 profils :
- Le particulier qui souhaite voir en temps réel le suivi de son dossier ou encore signer les documents où qu’il soit et à n’importe quel moment, quel que soit l’appareil ou le système d’exploitation
- Le professionnel (agence immobilière, banque, conseiller en gestion de patrimoine, etc.) qui dispose des outils nécessaires pour conseiller ses clients (simulation de prêts, de plus-value, droits de succession…) et peut monter un dossier sans délais d’attente grâce à l’automatisation des formalités
- Le notaire qui peut interroger automatiquement les BDD de métier, gagner en productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches et se montrer plus performant grâce à un délai d’instruction et un temps de constitution de dossier réduit de 30 à 50%. L’organisation a également reposé sur les rituels Scrum, à savoir des dailys, des points hebdomadaires et des comités de pilotage. Le pilotage du projet selon la méthode Agile a répondu à l’une des principales exigences du client, qui a rapidement été rassuré de trouver avec Pentalog la vision, l’expertise et la capacité d’adaptation.
« Ça a été formidable parce que j’ai trouvé à la fois la vision, l’expertise mais aussi la capacité d’adaptation : l’agilité. » Patrick Mc Namara, fondateur de Quai des Notaires
Les résultats
Tenue confidentielle jusqu’à sa présentation au Congrès des Notaires début 2018, la plateforme digitale Quai des Notaires est 100% sécurisée : labellisée par le Conseil supérieur du notariat, elle dispose d’une solution d’authentification et de signature des actes. Chaque interface a été pensée au regard des problématiques et attentes des différents profils amenés à utiliser la plateforme. La gestion des bases de données, l’accessibilité et la maintenance ont également été au cœur des problématiques solutionnées par les spécialistes Pentalog.
Là où il fallait compter 1h pour constituer un dossier de vente et attendre près de 3 semaines pour obtenir les pièces nécessaires auprès des différents organismes, sur la plateforme Quai des Notaires il faut moins de 10 minutes pour préparer un dossier, tandis que les éléments sont collectés en 24/48h maximum.
Véritable initiateur de la mutation digitale du monde notarial, Quai des Notaires continue son évolution et étoffe son offre en proposant de traiter, en plus des dossiers de vente immobilière, les dossiers de succession et bientôt, la gestion du droit des affaires et des parts sociales.
Les technologies les plus récentes ont été utilisées pour la réalisation de la plateforme afin de pouvoir enchaîner sans temps mort sur la 2e partie du projet Quai des Notaires, à savoir l’intégration des technologies liées à l’intelligence artificielle. Parmi les fonctionnalités à venir sur la plateforme de notaire en ligne, citons la Blockchain et les agents conversationnels.
Pentalog a également accompagné le client avec des services de sécurité du SI, d’architecture et de design UI/UX.
Le succès du projet et de la collaboration reposent sur une communication transparente entre Pentalog et Quai des Notaires, la capacité des développeurs Pentalog à apporter des solutions au regard de leur expérience et de leur compétence et une gestion Agile du début à la fin.
A ce jour, la collaboration entre Quai des Notaires et Pentalog suit son cours avec plusieurs objectifs :
- L’internationalisation de la plateforme
- L’implémentation de l’intelligence artificielle
« On a réussi ensemble à se dire les choses, à trouver les solutions et à rebondir. Ça c’est une grande richesse, ça permet d’envisager l’avenir avec force et sérénité. »
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Pentalog m’a apporté une vision, un accompagnement. A chaque étape, chacun a sa place a une expérience et une expertise. Pentalog utilise les bonnes personnes au bon endroit, ce qui donne de la valeur ajoutée tout le temps, en permanence dans le projet.
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