POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE PENTALOG – LES CANDIDATS

Afin d’évaluer les candidatures à des postes ouverts sur son Site, PENTALOG a besoin de recueillir les données personnelles des Candidats.

PENTALOG tient à donner une position claire sur l’utilisation des données de ses Candidats.

1.Les personnes concernées

1.1.Les candidatures directes

PENTALOG est susceptible de recevoir les données directement de personnes qui cherchent un emploi et postule directement sur le Site.

Il peut aussi s’agir de Candidats qui envoient des candidatures par mail en candidature spontanées.

1.2.Les contacts reçus indirectement

Il s’agit de Candidat dont les informations ont été fournies à PENTALOG par des tiers, tels que :

  • Une recommandation interne ou externe à PENTALOG ;

  • Un Candidat qui fournit des références dans sa candidature ;

  • Un Candidat qui fournit ses contacts d’urgence ;

  • Un fournisseur de PENTALOG qui propose une candidature pour un poste ;

  • Une société du groupe PENTALOG qui transmet une Candidature pour un poste.

2.Comment PENTALOG collecte les données

2.1.Sources directes

PENTALOG reçoit des candidatures directement des Candidats eux-mêmes. Ce le cas par exemple lorsque :

  • Un curriculum vitae est envoyé à PENTALOG

  • Un Candidat qui postule directement sur une offre d’emploi ou de stage publiée sur un site du Groupe PENTALOG (ex. Pentastagiu, …)

2.2.Sources indirectes

PENTALOG reçoit des candidatures indirectes par plusieurs biais :

  • Un Candidat qui postule sur une offre publié sur un site tiers,

  • Un Candidat dont le profil correspond à une offre peut être identifié sur une plateforme publique sur laquelle les employées de PENTALOG sont également enregistrées (ex : linkedIn, viadeo…)

  • Le Candidat peut provenir d’un site tiers spécialisé de recherche d’emploi sur lequel PENTALOG est enregistré comme recruteur

  • Une candidature peut être reçue par une recommandation d’un salarié de PENTALOG ou externe

  • PENTALOG peut également recevoir une candidature pour une offre d’un partenaire (ex : Pentastagiu).

  • PENTALOG peut recevoir une candidature intragroupe ou d’un fournisseur tel que SKILLVALUE, entité du Groupe PENTALOG.

3.Base légale du traitement

3.1.Pour tout type de traitement, PENTALOG garantie le respect du RGPD. En effet, le traitement peut se faire avec le consentement des personnes ou sans leur consentement dans le respect du RGPD.

3.2.D’après le l’article 6 du RGPD, la base légale d’un traitement doit être clairement établie. Dans le cadre de cette obligation, PENTALOG décrit ci-dessous les bases légales principales du traitement des données personnelles de ses Candidats :

  • Préparation d’un contrat : si le Candidat et PENTALOG arrivent sur un terrain d’entente, PENTALOG devra dans le but de préparer un contrat, traiter certaines informations du Candidat et ce dernier sera en mesure de s’attendre à ce que ses données fassent l’objet d’un traitement dans ce cadre

  • Obligation légale : Si PENTALOG est soumis une obligation légale de traiter les données personnelles d’un Candidat, PENTALOG le fera.

  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par PENTALOG : PENTALOG utilisera l’intérêt légitime lorsque le consentement n’aura pas été recueilli et lorsque la donnée aura été collectée indirectement. PENTALOG est mesure de confirmer qu’en utilisant l’intérêt légitime que ne prévalent pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée et que les personnes intéressées sont en droit de s’attendre à ce que PENTALOG traite leurs données personnelles. Toutefois, les Candidats peuvent toujours s’opposer à ce type de traitement à tout moment.

  • Consentement : Il est obtenu lorsqu’un Candidat postule directement à un poste (en candidature spontanée ou sur un poste ouvert sur le Site). Si le consentement n’est pas obtenu, PENTALOG utiliser une autre base légale du traitement.

  • Evaluation de compétences : A tout moment PENTALOG pourra décider d’évaluer les compétences dans le cas de la mise en place d’un contrat de travail. Cela impliquera le traitement des données personnelles du Candidat par PENTALOG ou ses fournisseurs de tests dans le respect de la présente Politique.

4.Comment PENTALOG utilise les données des Candidats

PENTALOG utilise les données recueillies dans le but de:

4.1 Evaluer les candidatures et vérifier les informations fournies par ces derniers ;

4.2 Pour contacter les référents du Candidats si nécessaires;

4.3 Créer dans le système interne de PENTALOG un fichier Candidats traçant les échanges, le suivi, la signature d’un contrat de travail

4.4 Mettre en relation Candidat avec les responsables du poste qui peut être proposé ou auquel il a postulé ;

4.5 Due diligence : étape préparatoire à la signature d’un contrat avec le Candidat;

4.6 Due diligence afin de permettre la vérification et la validation des tests effectués par le Candidats ;

4.7 Communiquer avec le Candidats et développer avec un eux une relation professionnelle ;

4.8 Permettre aux Candidats d’utiliser des fonctionnalités interactives avec des réseaux sociaux s’ils le souhaitent ;

4.9 Faire correspondre des Candidatures avec des offres ;

4.10 Tenir le Candidats informés d’offres correspondant aux renseignements apportés par ces derniers lorsqu’ils ont postulé ou en fonction des résultats obtenus aux tests dans le respect des dispositions et en vertu du consentement des Candidats lorsque la loi l’exige. Ces informations envoyées aux utilisateurs pourront contenir des conseils sur le positionnement des utilisateurs par rapport aux offres disponibles sur le Site, l’utilisation des données des utilisateurs pour leur envoyer des messages susceptibles de les intéresser ;

4.11 Vérifier l’identité des Candidats ou vérifier toutes autres données collectées par PETNALOG via les réseaux sociaux conformément aux conditions générales d’utilisation de ces derniers et de la loi en vigueur ;

4.12 Optimiser la gestion et le fonctionnement du Site et offrir une meilleure expérience aux Candidats ;

4.13 Informer les Candidats sur les changements opérés sur le Site ;

4.14 Donner des accès aux Candidats afin que ces derniers puissent modifier leur profil ;

4.15 Gérer le Site afin de maintenir un niveau optimal d’utilisation par nos équipes techniques.

5.Les informations que PENTALOG collecte

PENTALOG est susceptible de recueillir et de traiter les données suivantes :

5.1.Les informations que les Candidats transmettent

En utilisant son Site, les Candidats sont amenés à transmettre à PENTALOG des informations dont certaines permettent leur identification de manière directe ou indirecte (il s’agit de « Données Personnelles » au sens de l’article 4.1. du Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD » et de l’article 2§2 de Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés «ou « Loi Informatique et Libertés »).

C’est notamment le cas :

  • lorsque les Candidats remplissent des formulaires

  • lorsqu’ils contactent PENTALOG ;

  • lorsqu’ils laissent un commentaire sur le blog de PENTALOG – que ce soit par email ou tout autre moyen de communication – ou lorsqu’ils font part d’un problème à PENTALOG,

  • lorsqu’ils souscrivent à la réception de la newsletter de PENTALOG.

5.2.Les données nécessaires à l’inscription à certains Site PENTALOG pour les Candidats

Ces informations contiennent les données suivantes :

  • nom et prénom,

  • adresse e-mail,

  • Ville, pays

Ces informations sont obligatoires (ex : PENTASTAGIU). Dans le cas contraire, PENTALOG ne sera pas en mesure de fournir les services proposés par le Site et les Candidats ne seront pas autorisés à créer de compte sur le Site.

PENTALOG collecte aussi selon ce que les Candidats fournissent :

  • Une photographie (uniquement dans le cas où un utilisateur l’attache à un curriculum vitae), ou dans son profil sur le site.

  • Le lieu et date de naissance (uniquement dans le cas où un utilisateur l’indique dans un curriculum vitae,

  • Une adresse postale (uniquement dans le cas où un utilisateur l’indique dans curriculum vitae),

  • Parcours académique et professionnel, des références, appartenance à un milieu associatif , intérêts et hobbies (uniquement dans le cas où un utilisateur l’indique dans curriculum vitae ou si cela est disponible sur un réseau social ou si l’utilisateur l’indique sur le Site)

  • Une copie de tous les échanges intervenus entre les utilisateurs et PENTALOG,

  • Le détail des visites sur le Site,

  • Les réponses fournies concernant les tests passés ou les compétitions avec le temps passé,

  • Les données que les Candidats peuvent fournir sur demande de PENTALOG à l’occasion de la signalisation d’un problème en ligne relatif à ses services ou le fonctionnement de son site,

Les liens de réseaux sociaux fournis par le Candidats ou recueillis par PENTALOG sur les réseaux sociaux en accès libre.

5.3.Les données que PENTALOG recueille de manière automatique ou indirectement

5.3.1.Lorsque les Candidats se connectent au Site via des réseaux sociaux, PENTALOG aura accès à certaines données les concernant sur leur compte sur lesdits réseaux sociaux conformément aux conditions générales d’utilisation du réseau social concerné (notamment le nom, prénom, photographie, date d’anniversaire, adresse mail, numéro de téléphone, nombre de contacts, formations et expériences professionnelles, expériences diverses, réalisations, centres d’intérêt, compétences et recommandations , publications, situation professionnelle) et selon ce que chaque utilisateur aura décidé de publier sur ledit réseau.

5.3.2.La collecte des données personnelles par PENTALOG pourra également se faire lorsque des Candidats interagiront avec des fonctionnalités sur les réseaux sociaux telles que « j’aime », un commentaire laissé.

5.3.3.Conformément à la législation applicable et conformément à la Charte sur les Cookies, PENTALOG sera susceptible lors des visites des utilisateurs sur son site, de recueillir sous respect du consentement de ces derniers le cas échéant, des informations relatives aux réseaux depuis lesquels ils accèdent au Site, tels que les adresses IP et ensuite les données concernant le parcours de navigation sur le Site. PENTALOG est susceptible également de collecter le contenu auquel ses utilisateurs accèdent, le parcours sur différentes pages du Site, les termes de recherches utilisés.

6.Conservation des données des Candidats

6.1.PENTALOG n’a pas l’intention de conserver les données personnelles de ses candidats au-delà de la période nécessaire.

6.2.Les raisons pour lesquelles PENTALOG peut conserver des données des Candidats peut correspondre au cas où :

  • Le Candidat reste en contact PENTALOG (département Ressources Humaines ou Pentastagiu par exemple), afin d’être mis au courant de nouvelles opportunités

  • PENTALOG et le Candidat communique par mail ou par téléphone ;

  • Le Candidat interagi avec PENTALOG en ouvrant les newsletters, etc.

6.3.Pour toutes communication marketing, les données personnelles des Candidats seront conservées 2 ans à partir de la dernières communication avec le Candidat ou à partir du moment où ce dernier se sera désinscrit de campagnes marketing PENTALOG.

6.4.Concernant les questions d’ordre de recrutement, informatique, juridique, les données des Candidats seront conservées en vertu de la durée précitée sauf si PENTALOG doit les conservées pour une durée plus longue en vertu d’une obligation légale. Au-delà de cette période, PENTALOG ne traitera plus ces données.

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