POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE PENTALOG - CLIENTS ET FOURNISSEURS

Mis à jour au 17 Décembre 2020

 

 

Afin de fournir ses services, PENTALOG a besoin d’échanger des données personnelles avec ses Clients.

De la même manière, pour recevoir les services d’un Fournisseur, PENTALOG et ledit Fournisseur doivent échanger des données personnelles.

Les termes utilisés dans les présentes devront avoir les significations établies ci-dessous ou dans le Chapitre « GÉNÉRALITÉS » de la Politique de Confidentialité de PENTALOG.

Les termes en lettre majuscule non définis dans les présentes, auront les significations retenues dans le Chapitre « GÉNÉRALITÉS » de la Politique de Confidentialité de PENTALOG.

Excepté ceux modifiés ci-dessous, les termes définis dans le Chapitre « GÉNÉRALITÉS » de la Politique de Confidentialité de PENTALOG  resteront en vigueur et auront les mêmes effets.

1. Les personnes concernées

1.1. Les Clients, les Prospects et Contacts

Le terme « Client » désigne toute entité recevant les services de PENTALOG (ou d’une société affiliée du GROUPE PENTALOG) en contrepartie d’un paiement sur la base d’un document contractuel ou d’un gentleman agreement. Ce terme regroupe également tout Prospect (entendu comme Client potentiel de PENTALOG ou d’une société affiliée du GROUPE PENTALOG), collaborateurs du Client, de personnes autorisées par le Client, ou représentant d’un Client.

La préparation de la signature d’un contrat de fourniture de service, nécessite la collecte la collecte des données personnelles de nos Clients y compris des collaborateurs des Clients participants aux négociations jusqu’à la signature du contrat. De même l’exécution d’un contrat nécessite également un échange de données personnelles entre les parties au contrat. Ceci s’applique à PENTALOG et à ses Clients.

Près de la catégorie des Prospects, on peut compter également les Contacts à l’occasion de la création d’un compte sur le Site (ex : MyPentalog, demande d’information adressée à PENTALOG via son Site ou demande d’un catalogue de prix).

1.2. Les fournisseurs

Le terme « Fournisseur » est entendu comme toute entité qui fournit habituellement ou ponctuellement des biens et/ou services ou un ensemble de services et/ou services à PENTALOG ou à une filiale du GROUPE PENTALOG. Ce terme regroupe également toutes personnes salariées auprès d’un fournisseur ou potentiel fournisseurs de services pour PENTALOG ou filiale du GROUPE PENTALOG.

2. Comment PENTALOG collecte les données ?

2.1. Sources directes

La donnée peut être directement fournie par un contact auprès du Client ou du Fournisseur dans le cadre de leur relation d’affaires avec PENTALOG.

La donnée peut être également directement collectée par PENTALOG :

  • à l’occasion d’un enregistrement sur le Site de PENTALOG (ex : demande de catalogue de prix) ;
  •  Il peut s’agir de tout Contact à l’occasion de la création d’un compte sur le Site (ex : MyPentalog) ;
  • Par la publication d’un message sur le Blog de Pentalog ;
  • Par le remplissage d’un formulaire de contact depuis le Site ;
  • Prise de contact direct par une adresse de contact publiée sur le Site ;
  • A l’occasion d’un échange directe entre un Prospect et un salarié de PENTALOG à l’occasion d’une rencontre ou d’un évènement.

2.2. Sources indirectes

La donnée peut provenir indirectement de plusieurs manières à PENTALOG :

  • Si elle accessible publiquement et directement ;
  • Elle peut être collectée via sur un site internet ou d’une partie tierce ;
  • Elle peut provenir par le biais d’un contact salarié d’un Prospect, Client ou Fournisseur,
  • D’une recommandation faite par un Client de PENTALOG ou en interne ;
  • D’une mise en relation via une plateforme tierce de professionnelles (ex : LinkedIn)
  • A l’occasion d’une demande d’information via des pop-ups publicitaires sur les réseaux (ex : LinkedIn, Facebook, etc…) et/ou des navigateurs internet.

3.Base légale du traitement

Pour tout type de traitement, PENTALOG garantie le respect du RGPD ou la Loi en vigueur. En effet, le traitement peut se faire avec le consentement des personnes ou sans leur consentement dans le respect Loi applicable.

D’après le l’article 6 du RGPD, la base légale d’un traitement doit être clairement établie. Dans le cadre de cette obligation, PENTALOG décrit ci-dessous les bases légales principales du traitement des données personnelles de ses Fournisseurs et Clients :

  • Préparation d’un contrat : Les étapes préparations d’un contrat permettent le traitement des données sans le consentement de la personne concernée. PENTALOG peut ainsi traiter les données de ses Fournisseurs ou prospects dans cette optique.
  • Obligation légale : Si PENTALOG est soumis une obligation légale de traiter les données personnelles d’un Client ou Fournisseur PENTALOG le fera (Ex : obligation de paiement d’une taxe…)
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par PENTALOG : PENTALOG utilisera l’intérêt légitime lorsque le consentement n’aura pas été recueilli et lorsque la donnée aura été collectée indirectement. PENTALOG est en mesure de confirmer qu’en utilisant l’intérêt légitime, ne prévalent pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de ses Clients et Fournisseurs et que les personnes intéressées sont en droit de s’attendre à ce que PENTALOG traite leurs données personnelles. Toutefois, les Clients et Fournisseurs peuvent toujours s’opposer à ce type de traitement à tout moment.
  • Consentement : Il est obtenu lorsque par exemple, le Contact (Client ou Fournisseur) crée un compte sur le Site PENTALOG (ex : Mypentalog) ou rempli une demande de formulaire de contact ou contacte PENTALOG via un formulaire de contact, ou laisse un commentaire sur blog de PENTALOG. Si le consentement n’est pas obtenu, PENTALOG utilisera une autre base légale du traitement.
  • La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique : en de rares circonstances, cette base légale du traitement sera utilisée par PENTALOG.

4. Comment PENTALOG utilise les données de ses Client et Fournisseurs

PENTALOG utilise les données personnelles de ses Clients ou Fournisseurs de manière à respecter les principes énoncés par le RGPD. PENTALOG souhaite également être clair sur ce type de traitement afin de renforcer ses relations avec ses Fournisseurs et Clients.

Ainsi principalement, les données personnelles des Clients et Fournisseurs de PENTALOG sont utilisées dans les cas suivants : prospection commerciale, marketing, service administratif, financier et juridique, fourniture de services.

4.1. Prospection commerciale

PENTALOG cible ses Prospects afin de leur proposer une offre de services qui répondra leur besoin. Pour cela PENTALOG utilise les données personnelles de ses Prospects afin de :

  • Leur tenir informer de ses offres et services de manière pertinente ;
  • Invitation à des évènements ;
  • Développer des relations fournisseurs clients ;
  • Créer un fichier Client dans son système interne et y associer les informations nécessaires concernant sa structure et les échanges. Cela permet de mieux connaitre nos partenaires ;
  • Préparer un contrat lorsqu’une affaire est conclue avec PENTALOG.

4.2. Marketing

Une des priorités de PENTALOG et de ne communiquer que des informations pertinentes dans ses campagnes marketing à destination de ses Prospects ou Clients, de manière à ce que ces derniers s’attendent à recevoir de telles information de la part de PENTALOG.

Ainsi, les données personnelles de ses Prospects ou Clients servent à leur communiquer :

  • Des informations marketing personnalisées et ciblées ;
  • Des informations susceptibles d’intéresser ;
  • L’agrégation des données utilisées afin de mesurer le marché ;
  • Faire un suivi dans les rapports Prospects/Clients ;
  • Inviter à des évènements (webinars, etc…) ;
  • Demander des opinions sur des services ou produits de PENTALOG ;
  • Informer sur les changements opérés sur le Site et services nouveaux.

4.3. Service administratif, financier et juridique

Afin de recevoir paiement ou d’en émettre à destination de ses Clients ou Fournisseurs, PENTALOG utilise les données personnelles (adresse email professionnelles) de ces derniers.

Ainsi, cela permet de générer depuis le système interne de PENTALOG par exemple des devis, des factures, bon de commande, ordre de paiement.

Cela permet en outre de fournir au Client et Fournisseur toutes les informations de paiement nécessaires.

4.4. Prestation de services informatique et système d’information

De manière constante, PENTALOG apprend de ses expériences afin d’offrir des services encore plus performants à ses Clients. De la même manière l’amélioration continue de son système d’information permet à PENTALOG d’améliorer ses rapports avec ses Clients et Fournisseurs.

Ainsi, les données collectées servent à :

  • Offrir une optimisation de ses services et produits ;
  • Offrir des produits et services personnalisés répondant aux attentes ciblées ;
  • Développer de nouveaux produits sur la base des enseignements tirés ;
  • Déterminer les futurs besoins des Clients afin de leur proposer des produits plus intuitifs et adaptés.

5.Les informations que PENTALOG collecte

5.1. Les cordonnées des Clients

Il s’agit principalement des noms, prénoms, numéro de téléphone, adresse email, nom de la société, poste occupé, retours Clients, dernières informations en possession de PENTALOG et suivi des communications.

Ces données sont principalement utilisées pour la prospection commerciale, marketing, Service Administratif et Financier, prestation de services informatique et système d’information.

5.2. Les coordonnées des Fournisseurs

Il s’agit principalement des noms, prénoms, numéro de téléphone, adresse email, nom de de la société, poste occupé.

Ces données sont principalement utilisées pour le Service Administratif et Financier, prestation de services informatique et système d’information.

6.Confidentialité de votre mot de passe

Pour chaque création de compte sur le Site (ex : Mypentalog), l’utilisateur est responsable de la confidentialité du mot de passe qu’il aura choisi lors de la création de son compte.

PENTALOG rappelle qu’il est de la responsabilité seule des utilisateurs de conserver ce mot de passe et de ne le communiquer à personne. PENTALOG conseille en outre de changer le mot de passe à intervalle régulier.

7. Conservation des données

7.1. PENTALOG n’a pas l’intention de conserver les données personnelles de ses candidats au-delà de la période nécessaire. PENTALOG a surtout l’intention de garder des liens forts avec des Clients et Fournisseurs tout en respectant le Loi en vigueur et sa politique de rétention des données.

7.2. Ainsi, lorsqu’une donnée est collectée pour un but précis, lorsqu’il a été atteint, PENTALOG ne la conservera pas dans ses systèmes. Excepté les cas d’obligations de rétention prévues par la loi ou en cas d’intérêt légitime qui ne remettrait pas en cause les droits et obligations des personnes concernées.

7.3. En cas de fermeture de compte (ex : MyPentalog), les données personnelles de l’utilisateur sont supprimées dans un délai de 24h généralement. Dans les 30 jours, toutes les informations du compte de l’utilisateur seront supprimées à quelques exceptions près :

  • Si PENTALOG doit remplir des obligations légales en vertu du droit applicable ;

  • PENTALOG conservera certaines données anonymisées à des fins statistiques.

7.4. Dans l’hypothèse où un compte utilisateur a été suspendu ou bloqué pour cause de de publication malveillance sur le blog de PENTALOG, les données sont conservées dès la suspension pour une durée variant entre 1 et 10 ans afin d’éviter tout détournement de l’intégrité de PENTALOG. 
 

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