LES CLIENTS ET FOURNISSEURS

Afin de fournir ses services PENTALOG a besoin de collecter les données personnelles de ses Clients.

De la même manière, pour recevoir les services d’un fournisseur, PENTALOG et ledit fournisseur doivent échanger des données personnelles.

Les personnes concernées

Les clients

La préparation de la signature d’un contrat de fourniture de service, demande la collecte la des données personnelles côté Client.

Il peut s’agir des données personnelles d’un Prospect, de salariés du Client ou personnes autorisées.

Il peut s’agir de tout Contact à l’occasion de la création d’un compte sur le Site (ex : MyPentalog).

Les fournisseurs

Les fournisseurs comprennent toutes personnes salariées auprès d’un fournisseur ou potentiel fournisseurs de service pour PENTALOG.

Comment PENTALOG collecte les données

Sources directes

La donnée peut être directement fournie par un contact auprès du Client ou du fournisseur dans le cadre de leur relation d’affaire.

La donnée peut être également directement collectée par PENTALOG :

  • à l’occasion d’un enregistrement sur le Site de PENTALOG (ex : demande de catalogue de prix) ;

  • Il peut s’agir de tout Contact à l’occasion de la création d’un compte sur le Site (ex : MyPentalog) ;

  • Par la publication d’un message sur le Blog de Pentalog ;

  • Par le remplissage d’un formulaire de contact depuis le Site.

Sources indirectes

La donnée peut provenir indirectement de plusieurs manières à PENTALOG :

  • Si elle accessible publiquement et directement ;

  • Elle peut être collectée via sur un site internet ou d’une partie tierce ;

  • Elle peut provenir par le biais d’un contact salarié d’un Prospect, Client ou Fournisseur.

Base légale du traitement

Pour tout type de traitement, PENTALOG garantie le respect du RGPD. En effet, le traitement peut se faire avec le consentement des personnes ou sans leur consentement dans le respect du RGPD.

D’après le l’article 6 du RGPD, la base légale d’un traitement doit être clairement établie. Dans le cadre de cette obligation, PENTALOG décrit ci-dessous les bases légales principales du traitement des données personnelles de ses Fournisseurs et Clients :

  • Préparation d’un contrat : Les étapes préparations d’un contrat permettent le traitement des données sans le consentement de la personne concernée. PENTALOG peut ainsi traiter les données de ses fournisseurs ou prospects dans cette optique.

  • Obligation légale : Si PENTALOG est soumis une obligation légale de traiter les données personnelles d’un Client ou Fournisseur PENTALOG le fera (Ex : obligation de paiement d’une taxe…)

  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par PENTALOG : PENTALOG utilisera l’intérêt légitime lorsque le consentement n’aura pas été recueilli et lorsque la donnée aura été collectée indirectement. PENTALOG est mesure de confirmer qu’en utilisant l’intérêt légitime, que ne prévalent pas les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de ses Clients et Fournisseurs et que les personnes intéressées sont en droit de s’attendre à ce que PENTALOG traite leurs données personnelles. Toutefois, les Clients et Fournisseurs peuvent toujours s’opposer à ce type de traitement à tout moment.

  • Consentement : Il est obtenu lorsque par exemple, le Contact (Client ou Fournisseur) crée u compte sur le Site PENTALOG (ex : Mypentalog) ou rempli une demande de formulaire de contact ou contacte PENTALOG via un formulaire de contact, ou laisse un commentaire sur le Blog. Si le consentement n’est pas obtenu, PENTALOG utiliser une autre base légale du traitement.

  • La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique : en de rares circonstances, cette base légale du traitement sera utilisée par PENTALOG.

Comment PENTALOG utilise les données des Candidats

PENTALOG utilise les données personnelles de ses Clients ou Fournisseurs de manière à respecter les principes énoncés par le RGPD. PENTALOG souhaite également être clair sur ce type de traitement afin de renforcer ses relations avec ses Fournisseurs et Clients.

Ainsi principalement, les données personnelles des Clients et Fournisseurs PENTALOG sont utilisées dans les cas suivants : Prospection commerciale, Marketing, Service Administratif et Financier, Fourniture de services.

Prospection commerciale

PENTALOG cible ses Prospects afin de faire une offre qui répondra leur besoin. Pour cela PENTALOG utilise les données personnelles de ses Prospects afin de :

  • Leur tenir informer de ses offres et services de manière pertinente
  • Invitation à des évènements
  • Développer des relations fournisseurs clients
  • Créer un fichier Client dans son système interne et y associer les informations nécessaires concernant sa structure et les échanges. Cela permet de mieux connaitre nos partenaires.
  • Préparer un contrat lorsqu’une affaire est conclue avec PENTALOG

Marketing

Une des priorités de PENTALOG et de ne communiquer que des informations pertinentes dans ces campagnes marketing à destination de ses Prospects ou Clients, de manière à ce que ces derniers s’attendent à recevoir de telles information de la part de PENTALOG.

Ainsi, les données personnelles de ses Prospects ou Clients servent à leur communiquer :

  • Des informations marketing personnalisées et ciblées ;

  • Des informations susceptibles d’intéresser ;

  • L’agrégation des données utilisées afin de mesurer le marché ;

  • Faire un suivi dans les rapports Prospects/Clients ;

  • Inviter à des évènements (webinars, etc…) ;

  • Demander des opinions sur des services ou produits de PENTALOG ;

  • Informer sur les changements opérés sur le Site et services nouveaux.

Service Administratif et Financier

Afin de recevoir paiement ou d’en émettre à destination de ses Clients ou Fournisseurs, PENTALOG utilise les données personnelles de ces derniers.

Ainsi, cela permet de générer depuis le système interne de PENTALOG : des devis, des factures, ordre de paiement.

Cela permet en outre de fournir au Client et Fournisseur toutes les informations de paiement nécessaires.

Prestation de services informatique et système d’information

De manière constante, PENTALOG apprend de ses expériences afin d’offrir des services encore plus performants à des Clients. De la même manière l’amélioration continue de son système d’information permet à PENTALOG d’améliorer ses rapports avec ses Clients et Fournisseurs.

Ainsi, les données collectées servent à :

  • Offrir une optimisation de ses services et produits ;

  • Offrir des produits et services personnalisés répondant aux attentes ciblées ;

  • Développer de nouveaux produits sur la base des enseignements tirés ;

  • Déterminer les futurs besoins des Clients afin de leur proposer des produits plus intuitifs et adaptés ;

Les informations que PENTALOG collecte

Les contacts Clients

Il s’agit principalement des noms, prénoms, numéro de téléphone, adresse email, nom de la société, poste occupé, retours Clients, dernières informations en possession de PENTALOG et suivi des communications.

Ces données sont principalement utilisées pour la prospection commerciale, marketing, Service Administratif et Financier, prestation de services informatique et système d’information.

Les contacts Fournisseurs

Il s’agit principalement des noms, prénoms, numéro de téléphone, adresse email, nom de de la société, poste occupé.

Ces données sont principalement utilisées pour le Service Administratif et Financier, prestation de services informatique et système d’information.

Confidentialité de votre mot de passe

Pour chaque création de compte sur le Site (ex : Mypentalog), l’utilisateur est responsable de la confidentialité du mot de passe qu’il aura choisi lors de la création de son compte.

PENTALOG rappelle qu’il est de la responsabilité seule des utilisateurs de conserver ce mot de passe et de ne le communiquer à personne. PENTALOG conseille en outre de changer le mot de passe à intervalle régulier.

Conservation des données

PENTALOG n’a pas l’intention de conserver les données personnelles au-delà de la période nécessaire. PENTALOG a surtout l’intention de garder des liens forts avec des Clients tout en respectant le droit.

Ainsi, lorsqu’une donnée est collectée pour un but précis, lorsqu’il a été atteint PENTALOG ne le conservera pas dans ses systèmes. Excepté les cas d’obligations de rétention prévues par la loi ou en cas d’intérêt légitime qui ne remettrait pas en cause les droits et obligations des personnes concernées.

En cas de fermeture de compte (ex : MyPentalog), les données personnelles de l’utilisateur sont supprimées dans un délai de 24h généralement. Dans les 30 jours, toutes les informations du compte de l’utilisateur seront supprimées à quelques exceptions près :

  • Si PENTALOG doit remplir des obligations légales en vertu du droit applicable ;

  • PENTALOG conservera certaines données anonymisées à des fins statistiques.

Dans l’hypothèse où un compte utilisateur a été suspendu ou bloqué pour cause de de publication malveillance sur le Blog, les données sont conservées dès la suspension pour une durée variant entre 1 et 10 ans afin d’éviter tout détournement de l’intégrité de PENTALOG.

Document mis à jour le 25/05/2018.

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