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CIR in the NTIC : la forme du dossier administratif

PentaGuy
PentaGuy
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Le CIR génère depuis quelques années de plus en plus de contrôles : plus de la moitié des entrepreneurs interrogés récemment disent avoir été contrôlés en 2013. Ce chiffre a triplé en 1 an. Ce taux de contrôle est supérieur dans l’IT par rapport à d’autres secteurs. Par manque de connaissance, par manque d’information de la part des autorités dans ces métiers, les entreprises ont eu trop tendance à confondre « R&D » et « innovation ». Si l’erreur est faite, un sevère contrôle peut remettre en question l’éligibilité du projet et l’entreprise contrainte à rembourser. Mais parfois, certaines entreprises se font redresser parce qu’elles ont tout simplement été mal accompagnées lors de la constitution du dossier justificatif. Celui-ci doit être pris très au sérieux, dès le début de la démarche de CIR. Dans cet article et ceux qui vont suivre, nous allons citer quelques bonnes pratiques concernant la forme du dossier Justificatif de CIR.

Afin de mettre toutes les chances de son côté lors d’un contrôle, le dossier doit être professionnel et complet dès le premier jet. Sur la partie administrative notamment, le fait que l’inspecteur n’ait pas à réclamer de pièces justificatives manquantes sera du meilleur effet. Un bon dossier administratif doit comporter au moins une trentaine de pages dont les indispensables :

– Formulaire fiscal Cerfa : le seul document qui doit être envoyé la première année à l’administration
– Plaquette commerciale de l’entreprise : présentation des produits et projets, description de l’activité
– Fiche préparatoire du calcul des dépenses
– Fiches de temps : jour par jour, ingénieur par ingénieur, pour chaque thème de recherche
– Copie des diplômes des ingénieurs R&D : c’est le 2ème élément le plus regardé par l’administration fiscale. Il faut veiller à anticiper les départs de collaborateurs.
– CV des ingénieurs avec leurs références et publications éventuelles (livres blancs, conférences, webinaires, etc.)
– Justificatifs des salaires des ingénieurs
– Copie de l’agrément des organismes de recherche (privés ou publics) auxquels une partie des travaux ont pu être sous-traités
– Factures de ces organismes de recherche et contrats détaillant la nature des travaux
– Détails des subventions à la recherche portant sur les mêmes travaux (elles doivent être déduites du CIR)

Le dossier administratif doit être préparé au fil de l’eau, pour s’assurer qu’il soit complet et qualitatif le moment venu. Un contrôle pouvant survenir 3 ans après, les projets sont susceptibles d’avoir beaucoup évolué entre-temps. Il a pu y avoir du turnover dans les équipes, ce qui peut compliquer la documentation si elle n’est pas faite au fur et à mesure. Il ne faut donc pas s’y prendre au dernier moment !


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