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Externalisation IT

Déménagement de l’agence de Hanoï

PentaGuy
PentaGuy
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Nous sommes dimanche soir à Hanoï et nous venons à l’instant de finaliser le déménagement de l’agence dans ses nouveaux locaux. Après avoir atteint les objectifs prévus, il était nécessaire de conquérir un nouvel espace pour continuer notre croissance sur ce site de production. Cette nouvelle agence est localisée à 200m de nos précédents locaux.

Un déménagement d’agence est toujours critique. On doit perdre un minimum de production et l’efficacité doit au minimum être identique à l’agence précédente. Le processus mis en place qui a déjà permis de déménager avec succès sur les 15 derniers mois : 3 agences, plus du doublement de la surface à chaque fois, pour un effectif de près de 200 personnes au total. L’agence de Iasi déménage une fois de plus en Janvier prochain. C’est toujours une compétition pour le directeur d’agence et l’IT afin que le délai entre la décision et le déménagement soit court. On est actuellement à une moyenne de 3 mois (localisation des locaux comprise). L’industrialisation de ce processus est essentielle pour assurer un bon résultat : une nouvelle agence opérationnelle dès le lundi matin après l’avoir « arrêtée » dans l’après-midi du vendredi.

Vendredi, l’activité s’est arrêtée pour que tout le monde commence à rassembler ses affaires dans son carton. L’infrastructure a démonté les éléments de réseau pour les remonter immédiatement dans la nouvelle agence. Les accès internet sont pour notre activité les plus critiques après l’énergie électrique (validée lors du choix des locaux). On commence le déménagement donc par cette validation. C’était chose faite vendredi soir avec l’intervention distante de l’équipe IT Europe. Le déménagement pouvait donc se poursuivre le lendemain.

Avec la faible distance, nous avons décidé de faire ce déménagement à la « vietnamienne ». Nous avons donc fait appel à 20 personnes (moins couteux de 50% que le camion) pour déplacer tous nos meubles, chaises et autres mobiliers. C’est l’équipe IT qui s’est chargée avec une voiture de déplacer nos machines. Le déménagement s’est déroulé sans encombre, sans casse, sans mauvaise surprise. Le samedi soir, tout le mobilier était en place, les machines étaient vérifiées.

Ce dimanche a donc été consacré aux finitions : contrôle des téléphones, nettoyage, rangement des affaires personnelles, montage des équipements dédiés à un client dans notre salle serveur (agrandie pour monter en charge sur ce projet de test de matériels de VOD). Après tout cela, l’agence est prête pour lundi matin à produire comme si les locaux étaient les mêmes. Cette nouvelle agence dispose encore d’un espace de 200m² à aménager.

Bien sur, la réussite de ce nouveau déménagement n’aurait pas pu se faire sans les préparations de Tuan (directeur de l’agence) et de Tanguy (IT) qui a été épaulé par Thinh (récemment recruté). Je n’oublie pas de remercier également les filles (tinh, hai, kim-anh, nhung) qui sont intervenues sur les finitions.

Dans les prochains jours, Tuan tournera une vidéo de présentation de son agence. Je vous donne tout de même un rapide aperçu de l’agence.

Le 08 Janvier prochain, on remet cela avec l’agence de Iasi où Greg est pratiquement prêt dans les aménagements. La réussite du déménagement n’est pas évitable !


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