nearshore : La presse IT allemande parle de Pentalog

Computerwoche, magazine de référence de la branche IT allemande, vient de publier un article très intéressant consacré à la politique d’externalisation nearshore de l’union des médecins conventionnés du Land de Bavière (« Kassenärtzliche Vereinigung Bayerns »), un organisme qui compte plus de 2.500 employés et 22.000 membres. Le prestataire roumain mentionné dans l’article n’est autre que Pentalog ! Une équipe de 4 personnes, basée à Sibiu, avec à sa tête un team leader germanophone, travaille depuis quelques mois pour ce client.

Voici donc une traduction résumée de l’article…

Nearshoring : KVB a trouvé de l’aide en Europe de l’Est

Voilà 6 mois que la KVB a décidé d’externaliser une partie de ses développements en Roumanie et en Pologne. Le DSI explique que ce choix a été la réponse à leur besoin d’améliorer leur flexibité et leur agilité. « Nos besoins sont deux fois supérieurs à ce que nos capacités internes nous permettent de réaliser. Par le passé nous avons eu recours à des partenaires allemands pour palier à ce problème. Mais la nécessité de réduction des coûts se faisait toujours plus pressante ». La solution que recherchait la KVB ne devait pas se contenter de lui faire faire des économies mais devait aussi permettre à ses collaborateurs de se recentrer sur des tâches de haut niveau dans leur coeur de métier.

Le choix du Nearshore plutôt que de l’Offshore

La possibilité d’un recours à l’offshore a vite été éliminée, car il paraissait difficile de travailler avec des gens d’un autre continent, au vu de la spécificité de la branche et de la terminologie associée. « Le décalage horaire aurait aussi constitué un problème, il aurait eu pour conséquence une augmentation de nos coûts de structure ».

La situation en Europe est différente. La proximité géographique et culturelle facilite grandement la communication mais la barrière linguistique demeure. Alors pour éviter les incompréhensions, il a été décidé que la langue projet utilisée serait l’allemand. « C’est peut être un peu inhabituel à l’heure actuelle, mais c’est la seule solution satisfaisante dans notre cas », explique le directeur du développement. Les concepts du système de santé allemand sont très spécifiques, les textes de lois sont du « sur mesure » national, n’existent qu’en allemand et ne concernent que des professionnels du pays. « Il était évident qu’une communication en anglais entraînerait des erreurs et des approximations, certains termes étant même impossibles à traduire. »

Cependant les ressources germanophones ne sont pas faciles à trouver, même en Europe de l’Est. Le marché est très compétitif, il faut se battre contre de grosses multinationales qui embauchent tous les ingénieurs sur place.

Pour limiter les risques, la KVB a décidé de répartir les projets entre deux pays, avec un prestataire en Pologne et l’autre en Roumanie. « Un informaticien polonais côute 50 euros de l’heure, mais nous exigeons qu’il soit germanophone et apporte une expertise en architecture. En Roumanie le coût est de l’ordre de 25 euros de l’heure, nous sommes donc moins exigeants. Pour l’instant, seul le team leader parle allemand. Le reste de l’équipe communique en anglais. Pour la partie technique c’est tout à fait suffisant. Le team leader fait des traductions lorsque c’est nécessaire, et cela fonctionne bien. »

Des partenaires à hauteur des yeux

La taille de l’entreprise a été un critère prépondérant dans le choix des prestataires. « Il est important pour nous de pouvoir communiquer les yeux dans les yeux avec notre partenaire, qui doit par ailleurs être en mesure d’accompagner notre croissance. Le fait d’avoir un regard sur le choix des membres de l’équipe, en conduisant ensemble des entretiens individuels, a aussi été déterminant. Ainsi, nous nous assurons que le prestataire nous attribue les bonnes personnes. »

Pour le DSI de la KVB, la planification des projets sur le long terme et la fidélisation des collaborateurs nearshore jouent un rôle non négligeable. Au début du projet, la KVB a accueilli en Allemagne les membres des équipes neashore polonaise et roumaine pour une à deux semaines, afin qu’ils s’intègrent à l’équipe de Munich et s’approprient les connaissances nécessaires au projet. « Nous avions aussi étudié la possibilité de garder un collaborateur nearshore sur place pour toute la durée du projet mais les frais de déplacement et d’hébergement auraient grignoté les économies que nous permet de faire l’externalisation. Et puis ça n’aurait finalement pas été utile, étant donnée que la communication entre l’Allemagne et les sites nearshore se passe très bien.

Des tensions internes

« Au début, nos collaborateurs étaient très sceptiques. Ils voyaient en la main d’oeuvre étrangère une menace pour la réussite des projets. Mais ils étaient en même temps conscients que nous avions besoin de renfort », se souvient le directeur du développement. La KVB a donc misé sur une communication interne très ouverte pour dissiper les craintes de son personnel.

L’importance de la communication

« Les chefs de projet craignaient que la communication avec l’équipe virtuelle ne fonctionne pas. Ces craintes étaient fondées, étant donné l’extrême agilité que requièrent nos exigences. » Mais leurs appréhensions ont depuis été balayées : les livraisons s’avèrent être dans les temps et les collaborateurs nearshore sont même à l’origine de nouvelles impulsions dans les projets. Le personnel allemand est très satisfait et réclame même une participation des équipes nearshore à des projets supplémentaires, se réjouit le directeur du développement. « C’est pour eux aussi une opportunité d’acquérir des connaissances nécessaires dans un contexte de mondialisation ». La gestion des relations avec des prestataires multiples développe des compétences supplémentaires. « Un projet nearshore n’est pas synonyme de moins de travail, il induit au contraire des exigences plus hautes. Les nouvelles tâches sont plus diversifiées et amènent plus de responsabilités ». Cela motive le personnel.

Un premier bilan positif

La KVB s’est ainsi forgée une première expérience projet et même si quelques ajustements restent à faire, les résultats sont encourageants. « Les effets positifs de la collaboration se ressentent déjà et nous allons très probablement atteindre les objectifs nearshore fixés pour fin 2009 », souligne le DSI. Dans les prochains mois, des spécialistes roumains et polonais devraient internvenir dans d’autres domaines, tels que le développement de datawarehouse et les équipes devraient atteindre 10 personnes dans chacun des deux pays. Et le DSI de conclure : « Nous considérons que les projets actuels vont déboucher sur une collaboration de long terme ».